苦情は面接、電話、書面などにより苦情受付担当者が随時受け付けます。なお第三者委員会に直接苦情を申し出ることも出来ます。

苦情受付担当者が受付けた苦情を苦情解決責任者と第三者委員に報告致します。第三者委員に報告します。第三者委員は内容を確認し、苦情申し出に対して、報告を受けた旨を通知します。

苦情解決責任者は苦情申し出人と誠意を持って話し合い、解決に努めます。

その際苦情申出人は第三者委員の助言や立会いを求める事が出来ます。

尚、第三者委員の立ち合いによる話し合いは、次により行います。